株式会社ワンダーテーブル

時代に適した採用スタイル

最終的には機能のシンプルさで決断

導入きっかけ

― ApplyNowを導入検討されたきっかけは何でしょうか？

西島氏：コロナ以前の話になりますが、飲食業界全般の人員不足がきっかけです。採用が出来ない時代になって、当社もやはり軒並みどこの店でも人員不足が続くような状況がありました。

最初は原稿を魅力的にしたり、時給を上げる等、色々やりましたが結局どちらの会社もやってるわけですよね。どんどん時給が上がっていく時に、応募する方にとって一体何がメリットになるのか？と考えた結果、手軽に仕事を探している応募者に対してすぐリターンできることが大事だということに気付きました。
スピーディーな対応が必要な中、応募者の方も忙しいですし、我々も普段は営業があって時間に余裕が無い。そういう時にApplyNowを紹介いただきました。録画なので好きな時に動画を撮って応募ができるから深夜でもいいですし、見る側もいつでも確認できる。なおかつすぐお返事ができ、回答をすぐに貰えるのがいいなと思いました。
当時は面接が終わって一週間以内にお電話しますと言っていましたが、一週間後に連絡して採用できることなんて、ほぼ無いんですよね。
そんな時期に店舗の負担を軽くしながらスピーディーに応募者の要望に応えられるものを、と考えた時にApplyNowに可能性を感じたので導入に至りました。

― 最終的にApplyNowに決めていただいた理由としては、好きなタイミングで応募者を見られる録画型のサービスだったからでしょうか？

西島氏：それももちろんですが、最終的には機能のシンプルさです。(笑)
設定環境がまず楽です。新たに専用のアプリを入れなくても、インターネット上だけですぐに進めることができて画面上の管理も複雑ではない。初めて使う身としては、応募の確認から採用までが簡単な流れになっていないと困ってしまいます。ですから、これなら店舗の拒否反応は無いだろうと思いました。結局のところ、使う側の気持ちも反映していただいたシンプルな仕組みという点が決め手ですね。

― 使いやすさをとても重視されているというお話しでしたが、普段からこういったサービスを入れる時は、店舗の声を聞いているのでしょうか？

西島氏：そうですね。普段からシステムを専門で扱っている人は、当然それらに長けているので、難しいシステムでも、使いこなすことができます。ただ慣れていない人は初回の登録だけ済ませて、その後全く使われないといったことが起こるんです。実際、店舗でパソコンに向かえる時間なんて、1日のうち1割もありません。お客様が来られれば店舗に出ますし、調理しますし、スタッフが急遽お休みとなったらさらに時間はなくなります。
店舗業務が別にあるというところを重視した場合に、店舗と採用どちらも停滞してしまうともったいないなという心配がありました。
ですから弊社では、比較的システムを使うのが好きな支配人や、大型のオープンを抱えている、必要性のある支配人を4～5人絞って、限定的に使ってもらったんですよ。(笑)
そうしたら、この周りの支配人たちが「え、何それ？」と言い始めて、広がっていきました。インフルエンサーになってもらったわけです。結果的に本部からやれ！と言われるのではなく、店舗からやりたい！という状況を作れたので導入が進んでいきました。

時間とコストの削減になった

導入前の不安

― ご利用の方法、どのようなシーンでApplyNowを活用しているかについて、お答えいただけますでしょうか？

桐ケ谷氏：アルバイトの採用がメインです。求人の応募が入った後はコールセンターの担当の方に動画選考のご紹介をしてもらっています。お電話で動画応募を希望する方々に対してメールで動画URLを送っています。弊社は外国人の方からの応募が多いため、外国人採用と日本人採用とで送るURLを分けています。その理由としては、外国人を採用する際に必要書類が多数あるのですが、就業資格があるかをApplyNow上に画像を添付してもらうことで判断をしています。また通常の動画の応募に加えて、週に何回働きたいのか、ランチ・ディナーで働きたいのかといった希望もお伺いしています。

― 導入前に不安な点はありましたか？

桐ケ谷氏：日本人も外国人も一緒ですが、動画だけで実際の人物が把握できるのかという点は、店舗の方が非常に不安を抱えていましたね。動画だけでは分からないその人の特性や熱意が伝わりづらいのではないか？という点はもちろん採用する側として感じていたところはありました。

― 導入後は具体的にどんな部分が変わりましたか？

桐ケ谷氏：店舗において休憩したい時間にメール対応をしたり、電話対応や通常のオペレーションに入らなければいけない時間を応募者様の対応に取られていた時間が全てコールセンターの方にお任せすることができたので、時間とコストの削減になったかなと思っております。
以前は募集をかけて応募がきて、対面に至るまでの日にちの調整があって当日を迎えて30分お話、その後検討をして採用の連絡をすると、数日はかかっているんですよね。その流れがApplyNowだと5分とか10分ぐらいで出来るんです。
また100名のうち1,2名は対面を希望される方がいますが、コールセンターの方に面接日を調整してもらっているので、我々は動画を見て採用を判断するのと、たまに対面を対応するという感じですね。

営業が終わった後にまとめて確認できる

コロナウイルスによる変化

― コロナウイルスによって採用に変化はありましたか？

西島氏：2020年の1月にApplyNowを導入してすぐにコロナの真っ只中になりました。緊急事態宣言も出てお店を閉めたり、時短営業をしたりと厳しい状況でしたので、デリバリーを取り入れてやっていました。アルバイトさんが働けなくなったり辞めてしまう中で、自分たちで自転車を漕いでデリバリーをする日もありました。ただ、その間にも応募が入ってくるんですよね。その当時から今現在もですが、時間が空いた時に確認すれば良いので非常に助かっています。デリバリーだとピーク時間帯も読めないし、オーダーがいつ入るかわからないので、ずっと構えておかないといけないんです。そういった状況で営業が終わった後に、まとめて確認するというタイムシフトが非常に役に立っています。

ApplyNowへの要望

― 他にApplyNowへの要望はありますか？

桐ケ谷氏：ちょうど今、我々が取り組んでいるのが採用の次のステップのところになります。
今ApplyNowで採用した方はそのまま雇用契約まで出来るようになっていますが、その他の情報もwebで完結できるようにお願いしています。これができれば、入社書類として必要なもの全てがApplyNowで管理できるようになります。今は店舗でもやっているので、初日の出勤を決めて、提出物を電話かメールで伝えて、銀行口座の番号を持ってきてもらって…という作業をやるんですけど、それも無くなると思うとすごく店舗も喜ぶと思います。
他の要望は、かなり細かいところまで叶えてもらっています！(笑)

― そこまで店舗のことを考えていらっしゃる背景は何かあるのですか？

西島氏：やっぱり店舗には、よりお客様に向かう仕事に集中して欲しいと思っています。
お客様であったり、実際働いている仲間に向かって人材教育をする。そちらがメインだと思っています。ですから、いかにシステムの中だけで事務系の仕事を終わらせてあげられるかが重要だと思っています。
ただし、安全に進めることができないと意味が無いとも思っています。システム利用はリスク管理の一貫でもあります。何かがあったときに個人の情報を我々がシステムから出せることが従業員を守ることにも繋がります。

先程外国人のURL分けているとお伝えしたのですが、こちらに関してもリスク管理の一環です。我々は在留期限を本社人事部の方で確認しない限り勤務ができないようにしています。以前は対面やzoomを使って原本をその場で確認していました。今はApplyNowから全部写真で投影できるのでもうその手間が要らないんです。これからも、より店舗の業務に集中してもらう環境を整えていければと思っています。

意外だと思ったこと

― 利用してみて、意外だと思ったことは？

桐ケ谷氏：50代の方はもちろんのこと、60代、70代の方からの応募もあるのは驚きでした。世代に関係なく動画面接に応募して下さる方が実は多いんです。応募のハードルは思っていた以上に低いというのは実感しているところです。

迷っている方にメッセージをおねがいします！

― 録画選考を取り入れるかどうか迷っている方にメッセージをおねがいします！

桐ケ谷氏：一番最初の取っ掛かりがハードルが高いと思っています。そういう意味でApplyNowは、ものすごくシンプルな作りをされています。普段それほどITに馴染みがなかったり、PCを触っていない方でも導入が比較的しやすいツールだと感じています。
実際に当社に関しても店舗への浸透が非常に早かったですが、難しくなってしまうと、時に拒否反応が出てくると思います。ただ実際は店舗が「これ楽じゃん！」と一番初めに実感できるツールなんですよね。我々の管理側ではなく、店舗で使っている社員が「時間できたね！」であったり「楽になったね！」と一番実感しやすいところがリアルなところかなと思っています。ですから、DXの入り口としてはとても簡単に一歩を踏み出せるのではないかと感じています。
また、このアフターコロナ・ウィズコロナと言われている新しい時代で録画選考が本当にノーマルになっていくだろうと感じているので、私が言うのもなんですが、迷っているのであれば試す価値はあるのかなと思います。